Реєстраційний номер відправляється (вихідного) документа повинен складатися з індексу справи за номенклатурою справ (що включає код структурного підрозділу) і розділеного косою рисою порядкового номери документа в межах календарного року, наприклад, вих. №16-05/250.16 травня 2023 р.
Як правильно поставити вихідний номер?
Реєстраційний номер документа та дата реєстрації проставляються на оригіналі документа в реквізитах бланка та на копії, яка підшивається у справу структурного підрозділу компанії. Відомості про документ, що відправляється (вихідний), вносяться до реєстраційно-контрольних форм (РКФ). Збережена копія
Як правильно оформляти вихідну документацію?
Існують загальні правила оформлення вихідної документації, прийняті у більшості компаній:
- кореспонденцію обробляють та надсилають у день підписання;
- вихідні документи оформлюють у двох примірниках;
- якщо документ потрібно повернути відправнику, на ньому необхідно поставити відповідну позначку – «підлягає поверненню».